Datenschutzbeauftrage /-r

Grundsätzlich soll ein Datenschutzbeauftragter in öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen dafür Sorge tragen, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten eingehalten werden. Unternehmen und Behörden, die mit derlei sensiblen Daten hantieren, sie speichern und verarbeiten, müssen dabei regelmäßig einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Dieser fungiert als eingesetztes unabhängiges Kontrollorgan. Er prüft regelmäßig die Arbeitsabläufe, um den Datenschutz im Unternehmen zu gewährleisten. Stellt er Verstöße gegen Regelungen im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder in der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fest, muss er gemeinsam mit der Geschäftsführung evaluieren, welche Maßnahmen ergriffen werden können oder müssen.

Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Aufgaben, die ein Datenschutzbeauftragter laut BDSG und DSGVO zu erfüllen hat:

  • Ein Datenschutzbeauftragter hat die Pflicht zur Kontrolle und Überwachung der Abläufe auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen hin. Über Probleme hat er die Geschäftsführung umgehend in Kenntnis zu setzen. Damit er hierbei auch stets auf dem neuesten Stand ist, muss er sich regelmäßig fort- und weiterbilden.
  • Darüber hinaus ist er auch für den Aufbau eines Datenschutzkonzepts zuständig.
  • Auch dazu gehören die regelmäßigen internen Schulungen von Mitarbeitern und das Informieren über Datenschutzrichtlinien, Bekanntmachungen usf. den gesamten Personalstamms.
  • Datenschutzbeauftragte sind zudem auch immer Ansprechpartner bei Bedenken und Fragen zum Datenschutz im Unternehmen.
  • Alle Stellen im Unternehmen sind verpflichtet, dem Datenschutzbeauftragten rechtzeitig über Veränderungen und neue Arbeitsabläufe in Kenntnis zu setzen, damit dieser die Planungen unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten analysieren und bewerten kann.
  • Bei Erhebung besonderer personenbezogener Daten ist ein Datenschutzbeauftragter zur Vorabkontrolle berechtigt. Das betrifft vor allem auch den Umgang mit Daten über Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten.
  • Ein Datenschutzbeauftragter ist dazu verpflichtet, Angestellte in öffentlichen oder nichtöffentlichen Stellen hinsichtlich des Datenschutzes regelmäßig zu schulen (ggf. auch schriftlich). Hier herein fällt ggf. auch die Verpflichtung auf das Datengeheimnis, die alle Personen in der Datenverarbeitung leisten müssen – die Koordination mit der Personalverwaltung ist dabei notwendig.
  • Er erhält zudem einen Gesamtüberblick über sämtliche Verfahrensverzeichnisse in Behörde oder Unternehmen und kann diese auf Anfrage zur Verfügung stellen.
  • Letztlich ist der Beauftragte auch für die Überwachung der rechtmäßigen Entsorgung und Löschung personenbezogener Daten zuständig. Er kann dabei auch Hilfestellungen und Arbeitsanleitungen an die jeweiligen Stellen weiterleiten.
  • Er unterliegt aufgrund seiner besonderen Stellung der Verschwiegenheitspflicht und hat zudem ein Zeugnisverweigerungsrecht. Er profitiert dabei zusätzlich von einem besonderen Kündigungsschutz, da ein Datenschutzbeauftragter weitgehend unabhängig von der Geschäftsführung und dieser nur direkt unterstellt sein soll.